Politica de confidențialitate

Prezenta politică privește prelucrarea datelor personale în legătură cu website-ul legalcenterhub.ro: accesarea paginilor, solicitările de contact sau ofertă, programările și, în măsura în care sunt disponibile, newsletterul, chatul, hărțile și tehnologiile de analiză sau publicitate. Pentru persoanele care devin clienți, colaboratori ori candidați pot fi aplicabile informări suplimentare, corespunzătoare relației respective. Numai funcțiile efectiv disponibile și utilizate generează prelucrările descrise pentru acele funcții.

1. Operatorul și domeniul informării

Operatorul datelor este LEGAL CENTER S.R.L., cu sediul social în București, sectorul 3, bulevardul Octavian Goga nr. 21, bl. M103, sc. 1, et. 6, ap. 27, înregistrată în registrul comerțului sub nr. J2026049616000, CUI 55420311. În prezenta politică, „LEGAL CENTER” și „noi” desemnează această societate. Întrebările privind prelucrarea datelor și cererile de exercitare a drepturilor pot fi transmise la dpo@legalcenterhub.ro.

2. Categoriile de date și proveniența lor

Pentru contact, solicitarea unei oferte sau programare prelucrăm datele furnizate prin formular: nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, companie și funcție. Pot fi prelucrate și detaliile pe care ni le comunicați ulterior pentru clarificarea cererii, precum obiectul întâlnirii și corespondența aferentă. Informațiile despre companie nu sunt, în sine, întotdeauna date personale; numele, funcția și datele profesionale de contact ale reprezentantului acesteia sunt date personale.

La accesarea website-ului pot rezulta date tehnice necesare comunicării cu serverul și securității, cum sunt adresa IP, data și ora cererii, tipul browserului și informații despre dispozitiv. Dacă sunt acceptate instrumente de analiză sau marketing, pot fi prelucrați identificatori online și date despre paginile accesate, interacțiuni și proveniența vizitei, în limita configurației active. Dacă vă abonați la newsletter, prelucrăm adresa de e-mail și informațiile necesare administrării înscrierii, dezabonării și dovezii opțiunii.

Datele sunt obținute de regulă direct de la persoana care folosește website-ul sau din funcționarea dispozitivului acesteia. Putem primi datele profesionale ale unui reprezentant și de la compania sa ori de la colegul care ne adresează o solicitare. În aceste cazuri, comunicăm informațiile cerute de art. 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 persoanei vizate, în condițiile și termenele prevăzute de regulament. Nu solicităm prin formularele publice date din categoriile speciale prevăzute de art. 9 GDPR, informații despre condamnări sau infracțiuni, copii ale actelor de identitate ori documentație confidențială. Dacă asemenea informații sunt necesare ulterior, stabilim un canal și o informare adecvate scopului concret.

3. Scopurile prelucrării și temeiurile juridice

3.1. Solicitări de contact, oferte și programări

Utilizăm datele din formulare și din corespondența aferentă pentru a identifica solicitarea, a comunica cu persoana care ne-a contactat, a clarifica obiectul cererii, a pregăti un răspuns sau o ofertă și a stabili o întâlnire. Atunci când persoana vizată solicită în nume propriu încheierea unui contract, demersurile precontractuale efectuate la cererea sa se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR. Pentru datele profesionale ale reprezentanților unei companii și pentru corespondența generală, temeiul este interesul legitim al societății de a primi și gestiona cereri legate de activitatea sa, în condițiile art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

Dacă evaluarea cererii necesită documente suplimentare, stabilim separat modalitatea de transmitere și informarea aferentă. Datele din formular nu sunt folosite pentru abonarea automată la comunicări comerciale.

3.2. Funcționarea și securitatea website-ului

Datele tehnice generate de accesarea paginilor pot fi folosite pentru transmiterea conținutului solicitat, diagnosticarea erorilor, prevenirea accesului neautorizat și protejarea sistemelor. Temeiul pentru prelucrarea datelor personale este interesul legitim al LEGAL CENTER de a menține website-ul funcțional și sigur, potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. Stocarea ori accesarea informațiilor pe dispozitiv în scopul transmiterii comunicării sau al furnizării unei funcții expres solicitate poate intra în excepțiile prevăzute de art. 4 alin. (6) din Legea nr. 506/2004; această excepție nu se extinde automat asupra instrumentelor de analiză ori publicitate.

3.3. Newsletterul și comunicările comerciale

Dacă este disponibilă înscrierea la newsletter, utilizăm adresa de e-mail pentru a transmite comunicările la care persoana s-a abonat. Înscrierea este distinctă de formularul de contact, de cererea de ofertă și de programare. Pentru comunicările comerciale prin e-mail, temeiul prelucrării datelor este consimțământul exprimat în mod specific, potrivit art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, cu respectarea art. 12 din Legea nr. 506/2004.

Consimțământul pentru newsletter se poate retrage oricând prin mecanismul de dezabonare din mesajele primite sau prin solicitare la dpo@legalcenterhub.ro. Retragerea oprește comunicările viitoare vizate, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. Dovada înscrierii și a retragerii poate fi păstrată, în condițiile prevăzute la secțiunea 5, pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale.

3.4. Analiza traficului și măsurarea campaniilor

Dacă sunt activate Google Analytics ori alte instrumente de analiză, datele despre vizite și interacțiunea cu paginile pot fi folosite pentru evaluarea utilizării website-ului și îmbunătățirea acestuia. Dacă sunt activate instrumente de măsurare a campaniilor, acestea pot indica proveniența vizitei și anumite acțiuni efectuate pe site. Prelucrarea datelor personale prin tehnologii neesențiale în aceste scopuri se întemeiază pe consimțământul dat pentru categoria respectivă, conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR. Stocarea informațiilor pe terminal ori accesarea lor se supune separat art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004.

3.5. Publicitatea și remarketingul

Dacă sunt implementate instrumente Google sau Meta pentru publicitate, acestea pot corela identificatorii online cu acțiunile de pe website pentru măsurarea reclamelor și afișarea ulterioară a unor anunțuri către persoane care au interacționat cu site-ul. O asemenea prelucrare, dacă depinde de tehnologii neesențiale, are loc numai după consimțământul distinct pentru marketing, potrivit art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004. Acordul pentru newsletter nu constituie acord pentru remarketing, iar acordul pentru analiză nu înlocuiește acordul pentru publicitate. Refuzul nu limitează accesul la informațiile esențiale ale website-ului.

3.6. Hărți, chat și comunicarea prin WhatsApp

Dacă website-ul include o hartă Google Maps, încărcarea acesteia poate transmite furnizorului adresa IP și alte informații tehnice. Condițiile de activare depind de implementarea concretă și de eventuala utilizare a unor tehnologii neesențiale pe dispozitiv. Dacă folosiți chatul, prelucrăm datele și conținutul comunicării pentru a răspunde solicitării, în temeiurile indicate la secțiunea 3.1. Furnizorul chatului poate primi informațiile tehnice și mesajele necesare funcționării serviciului, potrivit rolului său juridic.

Dacă alegeți un link către WhatsApp, părăsiți website-ul și comunicați printr-un serviciu terț; prelucrarea efectuată de acel serviciu este descrisă în propriile informări. Mesajele pe care ni le trimiteți pe acest canal sunt utilizate de LEGAL CENTER pentru a vă răspunde. Vă rugăm să nu transmiteți pe chat ori WhatsApp date sensibile sau documente confidențiale înainte de stabilirea unei modalități adecvate de comunicare.

3.7. Cereri privind datele și apărarea drepturilor

Atunci când exercitați un drept privind datele personale, prelucrăm informațiile necesare identificării cererii, verificării identității în caz de îndoială întemeiată și formulării răspunsului. Temeiul este îndeplinirea obligațiilor prevăzute de GDPR, potrivit art. 6 alin. (1) lit. c). Datele relevante pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept pot fi păstrate și folosite în temeiul interesului legitim prevăzut de art. 6 alin. (1) lit. f), limitat la ceea ce este necesar. Comunicarea către autorități se realizează atunci când există o obligație legală sau un alt temei aplicabil.

4. Caracterul necesar al furnizării datelor

Furnizarea datelor de contact cerute în câmpurile obligatorii ale formularului este necesară pentru transmiterea și soluționarea solicitării. În lipsa lor, este posibil să nu putem răspunde, pregăti oferta ori confirma programarea. Nu există o obligație legală generală de a ne transmite prin website aceste date. Informațiile suplimentare solicitate ulterior sunt analizate în funcție de obiectul cererii; dacă nu sunt necesare, nu le solicităm. Abonarea la newsletter și acceptarea tehnologiilor neesențiale sunt facultative și nu condiționează trimiterea unui formular.

5. Durata păstrării datelor

Perioada de păstrare depinde de scop și de împrejurările solicitării. Corespondența privind contactul, oferta ori programarea se păstrează pe durata necesară soluționării cererii. După încheierea acesteia, numai informațiile relevante pot fi menținute atât timp cât o obligație legală ori apărarea unui drept justifică păstrarea. Dacă se încheie un contract, datele necesare executării și documentării relației contractuale sunt supuse informării aplicabile acelei relații, precum și termenelor legale relevante.

Datele utilizate pentru expedierea newsletterului sunt prelucrate până la dezabonare ori retragerea consimțământului. O evidență limitată a opțiunii exprimate și a retragerii poate fi păstrată ulterior pentru demonstrarea conformității sau soluționarea unei contestații. Datele tehnice necesare securității se păstrează în raport cu durata necesară identificării incidentelor și verificării lor. Datele aferente cererilor privind drepturile se păstrează pentru a demonstra soluționarea acestora, în limita obligațiilor și termenelor aplicabile. Duratele identificatorilor și cookie-urilor active sunt precizate separat în politica privind cookie-urile.

La stabilirea perioadei concrete sunt avute în vedere natura datelor, scopul și ultima interacțiune relevantă, obligațiile de păstrare aplicabile, termenele de prescripție și existența unei reclamații ori a unei proceduri. După încetarea justificării, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția celor a căror păstrare este cerută de lege.

6. Destinatarii și rolurile furnizorilor

În cadrul LEGAL CENTER, accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru gestionarea solicitărilor ori administrarea website-ului. Datele pot fi prelucrate, în limitele serviciului furnizat, de furnizorii de găzduire, mentenanță, e-mail și securitate, precum și, dacă sunt utilizați, de furnizorii soluțiilor de programare, newsletter, chat și administrare a consimțământului.

Dacă sunt activate serviciile relevante, Google poate primi date în legătură cu Analytics, Maps sau publicitatea, iar Meta în legătură cu instrumentele de publicitate ori comunicarea prin WhatsApp. Datele pot fi comunicate și consultanților implicați în apărarea unui drept, instanțelor sau autorităților competente atunci când comunicarea este justificată. Furnizorii nu au toți același statut juridic: unii acționează potrivit instrucțiunilor LEGAL CENTER, alții pot stabili independent anumite scopuri și mijloace de prelucrare. Statutul și responsabilitățile fiecăruia depind de produsul efectiv folosit și de condițiile contractuale aplicabile.

7. Transferurile în afara Spațiului Economic European

În funcție de furnizorii efectiv utilizați și de localizarea serviciilor acestora, datele pot fi accesate sau prelucrate din afara Spațiului Economic European. Înaintea unui transfer către o țară terță sunt verificate destinația, rolul părților și mecanismul permis de capitolul V din GDPR. Transferul poate fi întemeiat pe o decizie de adecvare aplicabilă destinatarului sau pe garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard, împreună cu măsurile suplimentare necesare în situația concretă. Informații despre destinațiile și garanțiile aferente serviciilor active, inclusiv mijloacele de a obține o copie a garanțiilor relevante, pot fi solicitate la dpo@legalcenterhub.ro.

8. Cookie-urile și controlul preferințelor

Cookie-urile și tehnologiile similare pot stoca informații pe dispozitiv ori pot accesa informații deja stocate. Funcțiile strict necesare transmiterii unei comunicări sau furnizării unui serviciu solicitat expres sunt analizate potrivit art. 4 alin. (6) din Legea nr. 506/2004. Instrumentele neesențiale de analiză și publicitate se activează numai după acordul informat pentru scopul lor, potrivit art. 4 alin. (5) din aceeași lege; când datele astfel obținute sunt personale, se aplică și temeiul relevant din GDPR.

Acordul pentru o categorie nu acoperă automat altă categorie și poate fi retras fără a afecta prelucrările anterioare retragerii. Dacă sunt folosite tehnologii care cer consimțământ, website-ul trebuie să ofere posibilitatea de refuz și de modificare ulterioară a opțiunilor. Politica separată privind cookie-urile identifică tehnologiile efectiv utilizate, furnizorul, finalitatea și durata fiecăreia. O hartă sau un instrument de chat poate necesita măsuri distincte de control dacă încărcarea sa implică astfel de tehnologii.

9. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți afla dacă prelucrăm date care vă privesc și puteți solicita accesul la ele, corectarea datelor inexacte, completarea celor incomplete, ștergerea ori restricționarea prelucrării. Dreptul la portabilitate se aplică numai prelucrărilor automate întemeiate pe consimțământ sau pe un contract și privește datele furnizate de persoana vizată, în limitele legii. Cererile de ștergere sau restricționare sunt analizate în raport cu orice obligație legală ori alt motiv legitim de păstrare; exercitarea unui drept nu determină automat ștergerea tuturor datelor.

Vă puteți opune, pentru motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrărilor întemeiate pe interes legitim. Opoziția la marketingul direct, inclusiv la profilarea legată de acesta, poate fi formulată oricând fără justificare, iar datele nu vor mai fi utilizate pentru acest scop. Consimțământul acordat pentru newsletter, analiză sau publicitate poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor realizate anterior retragerii.

Cererile se transmit la dpo@legalcenterhub.ro. Atunci când există îndoieli întemeiate privind identitatea solicitantului, putem cere numai informațiile suplimentare necesare verificării. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit în condițiile art. 12 alin. (3) GDPR, cu informarea persoanei vizate. Exercitarea drepturilor este, ca regulă, gratuită, sub rezerva excepțiilor legale pentru cereri vădit nefondate sau excesive.

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro, precum și de a vă adresa instanțelor competente. Ne puteți contacta pentru clarificări înainte de sesizarea autorității, fără ca acest lucru să limiteze dreptul de a depune plângere.

10. Confidențialitate, securitate și revizuire

Datele și corespondența sunt tratate confidențial, în limitele legii și ale scopului pentru care au fost primite. Accesul este limitat la persoanele a căror implicare este necesară; furnizorii și colaboratorii implicați primesc numai informațiile necesare rolului lor. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor prelucrării.

Revizuim politica atunci când se schimbă funcțiile website-ului, furnizorii, fluxurile de date ori normele aplicabile. Înaintea unei prelucrări noi care necesită un alt consimțământ sau o informare distinctă, vom solicita acordul sau vom furniza informațiile cerute de lege.